Esta semana estive mais uma vez discutindo a questão dos custos administrativos em projetos. A origem da conversa foi a limitação de 15% para custos administrativos em projetos culturais com base nas normas do MinC. Quero tentar esclarecer antes que custos são estes para depois discutir seus valores e limitações. Evidentemente, o objetivo é fazer isso de forma simplificada, embora isso possa implicar em perda de consistência técnica do ponto do vista da gestão contábil-financeira de um projeto. Vamos lá...
Admitir a existência de uma classe de custos “administrativos” significa admitir outra classe de “não administrativos”. Ora, administrar significa conduzir, orientar. Neste contexto, os demais custos seriam relativos à execução, concretização dos resultados.
Quando planejamos um projeto estabelecemos logo a princípio tudo que é necessário para produzir os resultados a serem entregues. Mais do que isso, o planejamento estabelece uma metodologia pra se executar a produção dos resultados do projeto. A identificação dos custos administrativos está vinculada ao processo de produção estabelecido nessa metodologia. As atividades administrativas têm foco imediato na condução do projeto enquanto as não administrativas têm foco imediato nos resultados a serem gerados, na concretização destes resultados.
Portanto, vemos que a definição da metodologia de trabalho vai além de uma questão puramente técnica e possui também suas implicações gerenciais. Por exemplo, se a metodologia de trabalho prevê transportes como uma ação do processo produtivo então isso corresponde a um custo não administrativo.
Outro exemplo: para se fazer um trabalho cultural numa localidade, realizam-se reuniões prévias com a prefeitura local. Se os resultados dessas reuniões são itens importantes na concretização dos resultados, elas são custo de produção (não administrativos). Mas se tais reuniões têm por objetivo a manutenção de uma boa relação com o poder local (a fim de gerenciar seus interesses e influências), então elas são custo administrativo (pois não entram diretamente do processo de produção dos resultados.
Uma dúvida interessante é referente às atividades de aquisições em um projeto. Sem dúvida elas impactam os processos de produção no projeto, mas são consideradas administrativas quase sempre. O fato é que as atividades de compras condicionam o processo produtivo uma vez que interferem na autorização para início de um trabalho qualquer. É claro que não se pode iniciar ou dar continuidade ao processo produtivo sem a mobilização dos materiais e serviços necessários a ele. Portanto, as aquisições funcionam como reguladores do andamento dos trabalhos e seriam, então, relativa à condução dos trabalhos e não à sua execução.
Dessa forma, há diversos itens que podem figurar nos projetos como custos de produção e/ou administrativos como, por exemplo: itens relacionados à logística (transporte, hospedagens, alimentação), materiais de escritório, equipamentos, serviços de correspondência e entregas, etc. Classificar tais despesas depende de compreender sua pertinência às atividade de condução do projeto ou de concretização dos seus resultados.
Há algumas funções nos projetos que podem também gerar dúvidas. É o caso dos trabalhos de coordenação. Quando a coordenação é feita com foco na condução do projeto, ela assume característica de custo administrativo. Mas quando é feita como foco no processo de produção dos resultados, é, sem dúvida, custo não administrativo. Assim, por exemplo, uma coordenação de serviços de logística pode ser considerada administrativa se tem caráter de apoio às atividades do projeto, mas se a logística em um projeto é crucial para o processo produtivo, esta coordenação pode ser considerada não administrativa.
Mais um exemplo de confusão. Digamos que um projeto de mobilização comunitária prevê na sua metodologia a implantação de um conselho que se reúne freqüentemente. A secretaria desse conselho é atividade de produção e não administrativa, embora quase sempre associemos secretaria a custos administrativos.
Muitos outros exemplos poderiam ser pensados. Como em muitos casos a linha que separa a condução do projeto do seu processo produtivo é bastante nebulosa, é sempre possível que haja alguma dose de subjetividade nesta classificação.
Além disso, a maneira de contabilizar tais despesas pode dificultar a separação dos custos. As despesas indiretas podem estar diluídas pelas composições de custos unitários de uma organização e, assim, ser difícil separá-las em administrativas ou não (pois estarão computadas igualmente em todos os itens de custo). Por exemplo, os custos de locação de um escritório para gestão podem estar contabilizados como custo indireto da organização e, então, estará sendo computado como uma porcentagem incidente sobre todos os itens de custo (mesmo os de produção). Vemos, então, que a contabilização dos custos em um projeto devem se compatibilizar com a forma de administrá-lo.
Aliás, a contabilização de custos em projetos e em organizações devem ser integráveis, mas se fazem de forma diferente.
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