Este post complementa o post anterior.
Há muito poucas pesquisas relacionadas aos custos administrativos em projetos. Não temos conhecimento de parâmetros seguros que avaliem sua representatividade frente ao custo total.
Um estudo britânico parametriza previsões com base no tamanho da equipe do projeto. Assim, para projetos cujas equipes variam de 30 a 1000 pessoas, os escritórios de gestão variam de 10% a 3% do total de profissionais. Outros estudos falam de 10% a 15%, mas se baseiam em projetos de menor porte. Quanto maior o projeto, menor a representatividade dos custos gerenciais, ao que tudo indica isso é fato atestado por todos os estudos. Parte-se do princípio de que os custos são relativamente proporcionais ao número de pessoas (e seus custos) uma vez que os custos indiretos das organizações estão diluídos em todos os custos unitários dos profissionais. Devemos observar também que estas estatísticas são normalmente baseadas em projetos desenvolvidos dentro de organizações do segundo setor.
Porém, nos projetos em que há grande incidência de contratação de terceiros, caso mais comum no Terceiro Setor, estas relações podem fugir da realidade conforme a forma de apropriação dos custos. Ao se contratar um serviço no mercado, seu valor vem agregado com os custos indiretos da organização terceirizada e não da organização executora. Alternativa seria incidir sobre todos os itens da planilha uma porcentagem de despesas indiretas (o que não é permitido pela Lei Rouanet, por exemplo, em função das regras de prestação de contas).
Assim, a melhor forma para contabilizar custos em projetos no TS seria explicitar os custos indiretos da organização realmente pertinentes ao projeto. Isso faria com que a incidência dos custos indiretos não estivesse atrelada aos custos unitários dos itens da planilha mas figurassem nela como itens independentes. Isso corresponderia à incidência dos custos indiretos com base numa porcentagem específica do projeto e não generalizada na organização. Esta é a pratica comum, por exemplo, na construção civil, onde cada empreendimento tem sua porcentagem de incidência de custos indiretos (porém contabilizada de forma diluída em todos os itens da planilha).
Enfim, o fato é que a parametrização dos custos administrativos em 10%, como sugerido pelo estudo britânico para projetos com equipe de 30 pessoas, significa que 90% dos custos indiretos estão no restante do projeto (nos custos de produção). Se as atividades de produção forem terceirizadas e previstas apenas com o valor pago ao terceiro, a organização estará na realidade arcando com 90% do custo indireto do projeto sem computá-lo na planilha. Se os custos indiretos representam digamos 20% do custo total, então, para cobertura dos custos indiretos, seriam precisos, além dos 10% previstos nos custos adminsitrativos, outros 18% (20% de 90%) do custo total do projeto. Ou seja, os custos administrativos nesse caso precisariam corresponder a 28% do valor global para cobrir todas as despesas indiretas da organização. Vale destacar que as porcentagens aqui exemplificadas não são distantes da realidade das organizações.
É claro que terceirizando o serviço de produção do projeto (o que é inclusive exigência, por exemplo, nos projetos culturais via Lei Rouanet), o custo indireto da organização tende a diminuir, mas sua parcela fixa não permite o raciocínio de redução proporcional aos itens terceirizados. O que queremos mostrar é que não há raciocínio ou dados suficientes para sustentar a limitação dos custos administrativos a 10% ou 15% do valor dos projetos de forma generalizada e, sobretudo nos projetos menores em que a representatividade dos custos administrativos tende a aumentar.
Se tais porcentagens, definidas nas normas a que ficam obrigados os projetos do TS, são definidas com base em dados históricos, devemos lembrar que historicamente nossas Organizações do Terceiro Setor não têm conseguido sustentabilidade financeira e um dos motivos é exatamente o fato das normas não permitirem a cobertura dos seus custos de operação.
E nem chegamos aqui a cogitar a diferença entre os modelos de negócio do TS e do segundo setor. No TS o modelo de negócio envolve custos inexistentes no setor mercantil.
Fica então a dúvida no ar: porque 5, 10 ou 15%? Dar transparência a essa definição é a contrapartida para exigir transparência na prestação de contas destes custos.
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