A idéia desse post me veio por causa de uma mensagem trocada numa comunidade no Orkut a respeito de recursos públicos e privados. Pensei então em falar sobre a situação dos recursos de forma abrangente e num linguagem compreensível.
Primeiro devemos pensar que as atividades focadas em recursos em um projeto do TS de modo geral passam por 3 situações: a captação dos recursos, o uso dos recursos e a prestação de contas. Estas situações estão associadas a fases características do clico de vida genérico dos projetos do TS.
A captação de recursos (focando aqui em recursos financeiros) deve ocorrer preferencialmente antes do início da implementação do trabalho propriamente dita. É uma fase crucial, pois é nela que se definem as regras de utilização futura dos recursos e até mesmo para a prestação de contas dos mesmos. Já presenciei casos em que obter o total de recursos necessários a um projeto não foi suficiente para executá-lo e o projeto teve que ser abortado porque as regras para utilização dos recursos não permitiam realizar tarefas vitais para o resultado e os prazos não permitiam novas negociações.
Ou seja, o processo de captação de recursos não implica simplesmente em obter dinheiro, mas em obtê-lo em condições compatívies com as necessidades do projeto. Sendo recursos públicos ou privados, deve-se observar não apenas o valor global, mas a forma de repasse (parcelamentos, condições para liberação de parcelas, etc.), o fluxo de caixa do projeto (compatibilização do cronograma físico-financeiro com o cronograma de repasses), os tipos de despesas permitidas (problema comum com recursos públicos "carimbados"). Além disso é preciso especificar todas as condições (pactuadas ou legais) a serem observadas com relação aos recursos.
O uso dos recursos deve ser formalizado através de procedimentos que garantam o atendimento ás condições de uso e prestação de contas dos recursos especificadas durante a captação. O maior erro aqui é que muitas OTS (Organizações do Terceiro Setor) gastam os recursos através de procedimentos próprios que não atendem às condições necessárias aos acordos firmados durante a captação. Ou seja, ou a OTS têm um processo administrativo para uso de recursos muito rigoroso (capaz de atender a todas as exigências) ou ela precisa construir processos adequados a cada projeto. Esses procedimentos operacionais envolvem documentação, contabilização, aplicação, etc.
A prestação de contas em linhas simples nada mais é que um relatório sobre como foi usado o recurso. Retrata as movimentações financeiras do projeto, explica-as contabilmente e demonstra a obediência às normas acordadas na captação.
Enfim, antes mesmo de uma questão financeira, os recursos financeiros de um projeto são uma questão administrativa. As diretrizes de negociação na captação de recursos têm relação com a estratégia de planejamento do projeto, com a metodologia de execução das ações, etc. Os procedimentos operacionais de compras, contratações, pagamentos, e outros têm relação fundamental com a documentações dos processos, a contabilização das despesas, o rastreamento de recursos e, consequentemente, com a transparência do projeto (ou da OTS).. A prestação de contas é tão mais simples quanto mais transparentes e estruturados são os procedimentos operacionais da organização.
Portanto, sem medo de erro, costumo dizer que quase nunca existem problema financeiros em projetos, o que há são problemas administrativos. A assertividade e transparência no uso dos recursos são apenas reflexos da forma de gerenciar projetos e as próprias OTS.
Abraços
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