Neste post eu quero tentar situar o Gerenciamento de Projetos (GP) numa organização, seja ela mercantil ou do TS. Como as Organizações do Terceiro Setor (OTS) desenvolvem seus trabalhos quase sempre por projetos, o GP acaba sendo muito requisitado por elas. Mas grerenciar projetos de forma "eficaz para a organização" envolve mais do que o GP.
Os projetos correspondem às ações de nível mais operacional da organização. São os responsáveis diretos pela geração dos resultados. Movimentam equipes, recursos financeiros, fornecedores, parceiros, comunidade, etc. Todo um sistema é mobilizado para atingir os objetivos dos projetos.
É comum que vários projetos estejam em execuão simultaneamente e as relações entre eles também precisam ser geridas. Conforme a natureza destas relações, a organização pode estar fazendo Gestão de Múltilplos Projetos ou Gestão de Programas. Este outro nível de gestão, que se manifesta nas duas tipologias citadas, normlamente tem foco na otimização do trabalho e consequente potencialização do sucesso em cada projeto. Mas pode ser responsável pela consecução de resultados adicionais que não seriam obtidos se não houvesse a Gestão de Programas (GPg).
Então, o GP e a GPg são implementados para aumentar as possibilidades de sucesso na realização de objetivos de projetos e programas. Mas quem garante que estes projetos e programas estão focados nos objetivos corretos? É aí que entra a Gestão de Portfólios (GPo).
A GPo é implantada para conduzir a seleção de projetos e programas a serem desenvolvidos por uma organização de tal forma que estes tenham objetivos mais bem definidos com base nos interesses da organização. É de se imaginar que todo projeto numa organização seja do seu interesse, mas isso é apenas uma suposição que não pode ser garantida sem uma eficiente gestão destes objetivos. Esta gestão é feita pela GPo. Fica evidente a estreita relação que a GPo tem com o Planejamento Estratégico (PE) da organização.
A corrente de níveis de gestão fica então da seguinte forma:
O PE situa a organização em seu meio, avaliando demandas e capacidades, e definindo sua missão e os objetivos organizacionais que deve perseguir. O PE é um processo contínuo. A GPo analisa as várias possibilidades de ação e oportunidades de negócios a fim de selecionar ou priorizar aquelas que estejam mais direcionadas aos objetivos estabelecidos no PE. A GPo é também um processo contínuo que mantem alinhados os objetivos organizacionais com os objetivos traçados nas ações operacionais (projetos e programas). A GPg coordena as diversas ações em andamento de modo a otimizar e potencioalizar os resultados e objetivos buscados. É um processo que ocorre para cada grupo de ações e finaliza-se com a finalização das ações. É claro que pode-se ter vários programas em andamento simultâneo e com cronogramas diferentes. Enfim, o GP conduz as ações da organização usando técnicas, métodos e ferramentas apropriados, mantendo sob controle os rescursos mobilizados (humanos, financeiros, físicos, etc.) com foco em atingir os resultados planejados.
Esse sistema de PE, GPo, GPg e GP, somado ao sistema de administração que mantém eventuais operações contínuas da organização, é o responsável pela sobrevivência da instituição. Vive melhor a organização que tem melhores sistemas. Daí a necessidade de se investir nisso, mesmo nas OTS.
Abraços
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